Le planning d’une location commence avant l’arrivée des invités et se termine après le rangement. Prévoyez des créneaux pour la réception du matériel, sa vérification, l’installation, l’utilisation et la reprise. Les horaires de l’événement et ceux d’accès au lieu sont deux informations différentes.
Organiser les dépendances entre prestataires
Le mobilier doit parfois être en place avant la décoration ou le dressage des tables. À l’inverse, un équipement volumineux peut devoir entrer avant que les passages soient occupés. Demandez à chaque intervenant ce qui doit être prêt à son arrivée et quelle personne réceptionnera sa prestation.
- Nommer un contact présent à la livraison et un autre si nécessaire à la reprise.
- Confirmer les horaires autorisés par le lieu.
- Prévoir le temps de débarrassage avant la reprise du mobilier.
- Communiquer tout changement de créneau à tous les intervenants concernés.
Un exemple d’ordre de préparation
Accès au lieu, réception des éléments volumineux, implantation du mobilier, installation des équipements puis décoration : cet ordre peut servir de point de départ. Il doit être adapté au lieu et au devis, sans annoncer une durée d’installation universelle.
Que faire si la salle doit être libérée tôt ?
Indiquez cette contrainte avant de réserver. Une reprise le lendemain ne doit pas être supposée possible si le lieu exige une libération le soir même. Speed Event pourra étudier un créneau compatible avec votre réception dans le 06.